Zamanımızı Nasıl Verimli Yönetebiliriz?

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi, bireyin tüm günlük hayat aktivitelerinde  verimi ve üretkenliği artırmak amaçlı; zamanını bilinçli olarak kontrol etmesi, planlaması ve organize etme sürecine verilen addır. Önceden  zaman yönetimi kavramı genelde iş ve çalışma etkinlikleri için kullanılırken şimdilerde kişisel aktiviteleri de kapsamaktadır. Zamanını doğru kullanan  bireyler  yaptığı işlerde üretken ve verimli olur, bu bireylerin aynı zamanda kısa sürede çok iş yapabilme becerisi gelişir. Zaman yönetimini sağlayabilen bireyin stres yaşama durumu azalır. Zamanını yönetemeyen bireylerin ise günlük rutinlerini yönetmekte başarısız olduğu söylenebilir. Kısıtlı kaynak olarak nitelendirdiğimiz zaman kavramının doğru ve etkin kullanımı kişiye hayat başarısını getirir. Kişinin zamanını doğru kurgulayabilmesi ve yaşamsal faaliyetlerini başarıyla yönetmesi demek olan etkili zaman yönetimi, bireyin kişisel gelişimininde önemli bir parçasıdır.

Zamanı Verimli Kullanmamıza Engel Olan Faktörler Nelerdir?

Zamanın etkin kullanılmasındaki engelleyicilere zaman tuzakları adı verilir. Zaman tuzakları çeşitli faktörlerden kaynaklanmaktadır.  Bu tuzaklar kişisel, işle ilgili, örgütsel yapı ve yönetim anlayışından kaynaklanan tuzaklar olarak dörde ayrılır. Ben bu blogta bireydeki psikolojik rahatsızlıklarla da yakından ilişkili olan kişisel tuzakları ele alacağım.

Kişisel tuzaklardan biri olan mükemmeliyetçilik zamanın verimli kullanımını engeller. Mükemmeliyetçi mizaca sahip kişi yaptığı işin detayında kaybolur ve bir işi kısa sürede tamamlayabilecekken süreyi uzatır. Mükemmeliyetçilik etkin zaman yönetimi becerisinin gelişmesini engelleyen bir kişilik özelliği olarak karşımıza çıkar.

Kişisel tuzaklardan bir diğeri de ertelemedir. Bir işi yapmak adına yeterince motive olamayan, işin zorlayıcı ve sıkıcı olduğunu düşünen birey işini bitirmez, bu işi farklı zaman dilimlerine erteler. Erteleme davranışı olan kişilerin işlerini çoğu zaman son anda yaptığı ve bu sebeple de sıkça zaman baskısı yaşadığı gözlenmektedir.

Bireyin zaman yönetimini engelleyen başka bir kişisel zaman tuzağı ise kendine aşırı güven duyması/ duymamasıdır. Bu tip bireyler “bu çok basit çabucak hallederim” yanılgısı içindedir. Tam tersi olan özgüven eksikliğinde ise “ne yaparsam yapayım halledemeyeceğim” diye düşünüldüğü için iş yapmaya hiç başlanmaması ya da yarıda bırakılması beraberinde gelir.

Bir diğer kişisel zaman tuzağı da “hayır diyememek“ tir. Başkasının talep ettiği işe, sosyal çevreden gelen davetlere ya da  zaman kaybı yaşatacak tüm etkinliklere hayır diyememek etkili zaman yönetimini engellemektedir.

Başka bir kişisel zaman tuzağı ise “acelecilik”tir. Birey ayrıntılarda sabırsızdır ve işten  bir an önce kurtulmak üzere çalışır. Oluşan kriz durumlarına karşı plansız ve tepkisel davranır.

Son bahsedeceğim kişisel zaman tuzağı ise “bireyin hedefsizliği ve plansızlığı”dır. Bu kişilerin nasıl ilerleyeceğine dair bir yol haritası ve yolun sonunda ulaşmayı bekledikleri hedeflerine dair tam olarak fikirleri yoktur. Var olan planlar varsa bile genelde öncelikler belirlenmediği için bireyin hedeflerine nasıl ve ne zaman varacağını bilememektedir.

Zaman Yönetimi Teknikleri

Zaman yönetimi tekniklerinin çoğunlukla uygulaması basit ve keyiflidir. Lakin pratik olmasına rağmen kullanım sıklığı düşüktür. Başarılı olmak için tüm zamanınızı çalışmaya ayırmak doğru değildir çünkü her birimizin ortalama dikkat süresi bellidir. Zaman zaman molalara da ihtiyaç vardır. Yanlış yönetilen zaman da bizi daha çok strese sürükler. Günümüzde zamanı doğru kullanmak ve başarıya ulaşmak için birbirinden farklı zaman yönetimi teknikleri  geliştirilmiştir. Bu tekniklerden öne çıkan beş tanesini sizin için ele alacağım. Bu teknikleri sizlerde okul ,iş ve gündelik yaşantınızda kullanarak zamanınızı daha verimli kullanabilirsiniz.

Podomoro Tekniği

 Bu teknik 1980'lerin sonlarına doğru zamanı verimli kullanmak için Francesco Cirillo tarafından geliştirilmiş oldukça basit bir tekniktir. Çünkü tekniği uygulamak için sadece bir saate ihtiyaç vardır. Teknik, kısa molalar ve birbirinden ayrılan çalışma aralıklarından oluşur. Belirlenen çalışma süresi 25 dakikadır, kısa mola süresi ise 5 dakika olarak belirlenmiştir. 4 podomorodan sonra 15-30 dk arası uzun mola verilir.

Bu teknik yüksek düzeyde odaklanmış bir şekilde işleri bitirmeye yardımcı olur. Kısa molalar verilerek taze tutulan dikkat sayesinde maksimum odaklanma sağlanmaktadır. Böylelikle zihnin daha az yorulması da sağlanır. Teknikten verim almak istiyorsak yedi ila yirmi günlük sabit uygulamalar yapmak önemlidir. Başlandıktan kısa süre sonra verim alınmaya başlansa da asıl etki zamanla ortaya çıkacaktır. Bu teknik özellikle öğrencilerin rahatlıkla uygulayabileceği bir tekniktir.

Eisenhower Tekniği (Matrisi)

 Eisenhower Matrisi, zamanın nasıl etkili yönetileceği konusunda geliştirilen en sade modellerdendir. Teknik temelde Eisenhower’ın “ Mühim olan nadiren acildir, acil olan ise nadiren mühimdir.” sözüne dayanır. Abd eski başkanlarından Eisenhower’ın geliştirmiş olduğu bu matris, bir koordinatsal sistemin acil/acil değil ve önemli /önemli değil şeklinde dört çeyreğe bölünmesi, yapılması gereken işlerin  kategorilere ayrılması,  kategorisine göre işin öncelik sırasının belirlenmesi esasına dayanır. Yapılacak işleri sıralayıp önceliklendirirken bu matrisi hatırlamak çok fayda sağlayacaktır.

Dörtlü Matrisin Bölümleri:

• Acil ve önemli (Krizler) – Hemen yapılması gereken şeyleri kapsar.

• Acil değil ve önemli – İşlerin yapılma zamanı belirlenir.

• Acil ama önemsiz –Başkasına devredilebilecek işlerin olduğunu gösterir.

• Acil değil ve önemsiz – Daha sonra yapılabilecek işleri gösterir.

Kanban Tekniği

Kanban kelimesinin kökeni Japonca tahta/tabela demektir. Taiichi Ohno 1940’ lu yıllarda  fabrikada  mühendis olarak çalışmaktaydı. Çalıştığı fabrikada iş ve işçi verimini artırmak için bu tekniği geliştirmiştir. Kanban tekniği iki temel prensibe dayanır: Görselleştirmek ve Sınırlandırmak.

Bu teknik yapılacak işleri görselleştirerek düzene sokmayı hedefler. Görsellerin zihinde daha kalıcı olduğuna inanır.

Kanban Aşamaları: 

İlk Aşama: Görselleştirmek/ Pano ya da postitler kullanılarak iş görünür hale getirilir. 
İkinci Aşama: Sınırlandırmak/ Bunun için üzerinde çalışılan zemin üç ayrı alana ayrılır. Üç ana başlık yazılır.  İlki “Yapacağım” , ikincisi “Yapıyorum” üçüncüsü de “Yaptım” başlığıdır.
Üçüncü Aşama: Görselleştirme ve Sınırlandırmayı Birleştirmek/  Postitlere yapmak istenilen yazılır. Yapacağım başlığı altında toplanır. Şu anda yapmakta olunan konular ikinci aşama altında toplanır. Yapılan şeyler başarıldığını görmek adına yaptım başlığı altına kaydırılır.

Hızlı Planlama Metodu (HPM)

HPM, hızlı planlama yöntemi ya da sonuç, amaç ve büyük eylem planı manasına gelmektedir. Motivasyon konuşmacısı Tony Robbins tarafından beyni, istenilen şeye odaklamak ve böylelikle onu gerçeğe dönüştürmek adına eğitmek için geliştirilmiştir.

HPM Nasıl Çalışır?

Ele alma: Bu hafta tamamlanması gerekenleri yaz.
Bölme: Yapılacakları ortak noktalarına göre parçalarına ayır.
Kendi HPM bloklarını oluştur: Yeni bir kağıda üç sütun oluştur. Görev,  görev tamamlayınca almak istediğin sonuç ve onu tamamlama amacını bu sütunların başına yaz. Sonra oraya ulaşmak için yapabilecek eylemlerin listesini oluştur.
Kendin için güçlendirici bir rol yarat: Mesela bir öğrenci isen, kendine “Çalışma Prensesi” de.

GTD (Getting Things Done)

GTD tekniği (Getting Things Done), “İşleri Tamamlama”, David Allen tarafından geliştirilmiştir. Zaman yönetiminde kendinize yapacağınız iş koçluğunda önemli bir adım taşır. Görev ve projeleri organize etmek ve izlemek için kullanılan teknik bir çerçeve vazifesi görür. Amacı sadece işlerin tamamlanması değildir. Yapılacakların tamamlanmasından öte en ideal şekilde tamamlanmasını amaçlar. Doğru uygulanan GTD; zihninizi meşgul eden eylemleri takip etmek için kusursuz bir sistem olarak karşınıza çıkar. Sisteme güvenildiğinde bilinçdışı olarak yapmanız gereken her şeyi takip etmeyi durdurmakta ve size sürekli hatırlatma yapmamaktadır. Böylelikle stres faktörleri azalır, kişinin sağlığı ve sosyal hayatı olumlu etkilenir.

Sistem beş aşamadan oluşmaktadır:

• Toparla

•  İşle

• Düzenle

• Yap

• İncele

Öncelikle işlerinizi aşağıdaki kategoriler altında listeleyip işe koyulunuz:

• Acil İşler

• Sonraki İşler (belirli bir süre sonra yapılacak işler)

• Bekleyenler

• Projeler 

• Muhtemel / Belki Bir Gün Yapılacak İşler

Bu listeler doldurulduktan sonra düzenli olarak incelenir ve GTD sisteminin omurgasını oluşturur. Bu listelere ek olarak, görevleri kaydetmeye uygun bir takvime ihtiyaç vardır.

Yazı içeriği sadece bilgilendirme amaçlıdır, tanı ve tedavi için mutlaka doktorunuza başvurunuz.